”Migrationsverket höll på att gå sönder”

Först tar hon ut tuggummit och snusportionen. Sen kan vi börja fotografera.

– Man ler både stelt och konstigt med en pris under läppen, säger Migrationsverkets hr-direktör Marie-Louise Koskinen.

Vi träffas i konferenslokaler nära Centralstationen i Stockholm där Marie-Louise Koskinen just avslutat ett möte med Arbetsgivarverket. Hon är ofta på resande fot, gärna med tåg. Migrationsverket har enheter runt om i Sverige, men hr-direktören har sitt skrivbord på huvudkontoret i Norrköping.

Marie-Louise Koskinen började på Migrationsverket som hr-direktör 2013. Hon kom närmast från Luftfartsverket, men hade lång erfarenhet som både egenföretagare och som anställd på HR-avdelningar inom såväl näringslivet som staten.

Hon visste att jobbet på Migrationsverket skulle bli tufft. Antalet asylsökande hade stadigt ökat sedan ett år tillbaka och personalavdelningen behövde moderniseras.

– Mina vänner undrade om jag hade blivit galen.

Rekryteringsprocessen tog Marie-Louise Koskinen snabbt tag i. Staten ställer särskilda krav på rekrytering, och med många enheter runt om i landet gällde det att se till att rekryteringsprocessen blev likadan överallt.

– En fråga handlade om att säkerställa att alla tjänster blivit utlysta, förklarar Marie-Louise Koskinen.

Så kom hösten 2015. Antalet flyktingar vid den svenska gränsen ökade snabbare än vad myndigheterna hade förutspått. Det var bara att kavla upp ärmarna, förklarar Marie-Louise Koskinen.

– Det var högst tryck nere i Malmö, men männi­skor sov även i vår reception på huvudkontoret i Norrköping.

Arbetssituationen var allt annat än bra. Kurvorna över antalet övertidstimmar sköt i höjden. På försommaren 2015 var antalet övertidstimmar närmare 8 000, i oktober uppemot 50 000. Brev kom från personal i Göteborg som mådde dåligt och enligt uppgifter i medier svimmade en anställd av utmattning. Marie-Louise Koskinen vet inte exakt vad som hände med den medarbetaren.

– Vi var på bristningsgränsen, även alla chefer. Jag tror inte att någon kan förstå hur vi hade det.

Själv hade hon stor hjälp av de yoga- och meditationsövningar som hon gör varje morgon. Att kunna djupandas är en stor tillgång när arbetsbördan är mer än tung och det mediala trycket kompakt, tycker Marie-Louise Koskinen. Hon säger att hon jobbade två månader i ett sträck och sov som en stock om nätterna.

– Det kändes som ”force majeure” och att det inte fanns några arbetsmiljölagar. Så ska jag ju förstås inte säga. Det är klart att lagstiftningen gäller, men den är inte gjord för utdragna krislägen. Vad skulle vi göra?

När vi ses har hon haft fem veckors semester och behöver inte längre ständigt tänka på andningen. Men det är inte bara för Marie-Louise Koskinen som arbetsbördan lättat. Hon tillägger att många medarbetare varit lojala och jobbat hårt och mycket.

I ett försök att få bättre kontroll över hur många timmar var och en arbetade och även ha en bättre planering beslutade myndigheten att schemalägga personalen. Något som inte uppskattades av alla.

– Vi såg att folk frivilligt tog på sig alldeles för mycket jobb annars.

När jag frågar hur det har gått att samarbeta med facket under den här perioden, skruvar Marie-Louise Koskinen på sig och sjunker djupare ned i fåtöljen. Hon konstaterar att det finns tre fackförbund att förhandla med och att det har varit olika lätt att samarbeta.

– Ja, vad ska jag säga. Vi förhandlade men schemaläggningsfrågan har varit jättesvår.

Flera enheter använder scheman nu och Marie-Louise Koskinen bedömer att det behövs även framöver.

För att lätta på höstens arbetsbörda gällde det framför allt att snabbt få mer personal till myndigheten. 300 handläggare lånades in från andra myndigheter och anställningsprocessen förenklades. Ny personal intervjuades i grupp och flertalet anställdes på visstid. Ringa på referenser hanns inte alltid med under förra året när över 3 000 medarbetare anställdes och myndigheten växte med totalt 44 procent.

– Det är klart att allt inte blev hundra, säger hon.

Att rekrytera så mycket personal på så kort tid är inte effektivt, erkänner Marie-Louise Koskinen, eftersom det blir en ökad arbetsbörda att lära upp ny personal. Behovet att snabbt få ut personalen i jobb har också gjort att många inte hunnit gå de introduktionsprogram som finns. Priset har blivit lägre kvalitet, skriver verket själv i sin senaste årsredovisning.

Under perioden i höstas när arbetssituationen var som värst hade både Marie-Louise Koskinen och facket kontakt med Arbetsmiljöverket. Trots allt känner hon bara till en anmälan från ett skyddsombud till Arbetsmiljöverket. Arbetsbelastningen har också gjort att sjukfrånvaron ökat på verket och nu ligger över genomsnittet för andra myndigheter. Verket räknar dessutom med att hälsotalen försämras ytterligare i höst. Marie-Louise Koskinen är ändå inte orolig.

– Vi jobbar hårt med arbetsmiljöfrågorna.

Hon påpekar att alla chefer och skyddsombud ska gå en utbildning för att lära sig om arbetsmiljöansvaret. Ett nytt system där chefer ska registrera tillbud och olyckor finns också och medarbetarna ska gå en kurs i säkerhet. Antalet rapporterade fall av hot eller hot om våld mot någon medarbetare har också blivit flera, men det har även antalet anställda, påpekar Marie-Louise Koskinen.

– Det händer att sökande hotar med att tända eld på sig i rummet. Det här ställer stora krav på vår personal, säger Marie-Louise Koskinen som också själv fått mejl med hot.

Tillsammans med Arbetsförmedlingen är Migrationsverket den myndighet som har lägst förtroende hos medborgarna. Men det skrämmer inte Marie-Louise Koskinen. Hon är stolt över att arbeta inom staten och tycker att hon ser en liten ljusning.

– När jag började var det flera av medarbetarna som sa att de inte vågade berätta att de jobbade på Migrationsverket. Men det har svängt.