Dina obehagliga mejl kan ses som en krigsförklaring

2017-06-12 15:34 John Edgren  
Här är tips på hur du kan paketera kritiken så att mottagaren inte tror att en konflikt har uppstått. Foto: Alamy

Dåligt formulerade mejl öppnar för paranoia – inte minst om de kommer från en överordnad. Hur undviker man att konstruktiv kritik tolkas som en krigsförklaring? Här är några konkreta tips.

Trots årtionden av elektronisk post har vi ännu inte lyckats etablera ett gemensamt ramverk för hur man uttrycker sig i mejl. Förmågan att förmedla den avsedda tonen hänger istället på avsändarens fingertoppskänsla, och alla har den inte.

Många kommunicerar på samma sätt som om den andra personen befann sig i rummet. De inser inte att innebörden i skriven text kan tolkas på många sätt. Ett enkelt ”ja” kan verka korthugget och väcka paranoia hos mottagaren. Är mejlskrivaren sur? Insinuerar det korta svaret att frågan som ställdes var dum?

Problemet är att vår sociala verktygslåda inkluderar förmågan att läsa mellan raderna, och benägenheten ökar om mejlet kommer från en överordnad. Många tar stöd av emojis för att ”vaccinera” mot missförstånd, men det är oprofessionellt. Du är vuxen och ska kunna sätta dig in i hur andra kan tolka det du säger.

Den kunskapen blir ännu viktigare när mejlet handlar om kritik riktad till en underordnad. Fast Company har listat några tips kring hur du kan paketera kritiken så att mottagaren inte tror att en konflikt har uppstått.

Säg något vänligt

Att gå fram till någon och öppna samtalet med en kritisk fråga skulle uppfattas som en social krigsförklaring – och samma sak gäller i mejlform. Öppna därför med något trevligt, som ”hur var din helg?” eller ”jag hoppas att allt är bra med dig”. Det signalarer att det efterföljande innehållet inte är upptakten till ett avskedande.

Rikta ett tack

Om det är applicerbart så bör du signalera att mottagarens arbetsinsats har varit uppskattat. ”Tack för ditt utkast/synpunkter/den tid du lagt ned”. Sedan må det vara hänt att det finns saker som behöver korrigeras.

Plocka ut något positivt

Förhoppningsvis har den underordnade gjort något rätt. I så fall ska du bekräfta detta. Det är dock viktigt att du är uppriktig, annars kan hyllningen bli en nedlåtande klapp på huvudet. Och du ska inte bre på med så mycket beröm att inledningen överskuggar den konstruktiva kritik som är mejlets väsentliga innehåll.

Förklara varför

Du vill kanske ”riva av plåstret snabbt” och inte älta de missar som en person har gjort – men den anställde vill vanligtvis veta varför deras nedlagda arbete har hamnat i vasken. Som chef tycker du kanske inte att du ska behöva förklara alla beslut, men detta öppnar för att dina underordnade tror att personliga skäl ligger bakom att deras insatser ratas. Misstankarna kan få missnöje att gro på arbetsplatsen.

Öppna för frågor

Ovanstående punkt kan räcka, men det kan ändå finnas oklarheter – eller ett behov hos kollegan av att faktiskt förklara hur resultatet blev som det blev. Erbjud dig därför att svara på frågor eller förtydliga vad du menar. Det signalerar att ni faktiskt har ett samarbete, och delar gemensamma mål.

John Edgren

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Lag & Avtal.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Lag & Avtal eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer