Experten tipsar: Så ger du bra feedback i mejl

E-post har en tendens att bli feltolkade. De vanliga sociala signalerna som finns när man för ett samtal öga mot öga eller pratar i telefon finns inte i ett skrivet mejl.

Enligt den amerikanska psykologen Daniel Goleman, författare bland annat till "Känslans intelligens", har kommunikation via e-post en tendens att bli mer negativ än den är tänkt. Daniel Goleman hävdar att mejl verkar halka ned ett par steg i trevlighetsnivå mellan det att avsändaren skickar det till att mottagaren läser det.

Om avsändaren tycker att mejlet håller en trevlig ton uppfattar mottagaren det snarare som neutralt, och om avsändaren tycker att tonen är neutral är risken att mottagaren uppfattar mejlet som negativt.

Om sedan själva innehållet i mejlet är någon form av feedback som innehåller kritik finns anledning att vara vaksam på sina formuleringar, speciellt för den som har ett jobb där kontakten med medarbetarna sker på distans.

I en artikel i Harvard Business Review listas fem tips:

1. Börja med något snällt. Att uttrycka sig uppskattande och säga ”tack” är ett av de bästa sätten att motivera sina medarbetare.

2. Ge riktning. Kritik bör vara inriktad på hur man ska gå vidare, på ett konkret sätt, för att förbättra arbetsmetod eller resultat.

3. Undvik order. Det är bättre att be någon göra något, än att ge order: gör så här! Då kan medarbetaren känna sig mer delaktig i processen.

4. Betona utveckling. Även om ett projekt är långt ifrån slutfört lägg gärna vikt vid att det du ber om är ett viktigt steg eller gör att projektet rör sig framåt.

5. Ge tidsmån. Använd ordet ”än”. Det är skillnad på att skriva: ”det ser inte ut som jag vill ha det”, och på att skriva ”det ser inte ut som jag vill ha det än”. Det lilla ordet kan vara skillnaden mellan att få en medarbetare att känna sig misslyckad och att känna att den har chans att utvecklas.