Nya spelregler ger smartare hjärnkontor

2020-04-30 00:00 Jennie Jensen  

Hjärnergonomi. Störningar, avbrott och ett aldrig sinande informationsflöde ställer till det för hjärnan. Gemensamma spelregler har visat sig vara effektiva för att förbättra den kognitiva ergonomin. Det visar en ny rapport från finska Arbetshälsoinstitutet.

De tre värsta bovarna för hjärnans arbetsmiljö finns inom tre kate­gorier: störningar, avbrott och informationsöverflöd. I de forsknings- och utvecklingsprojekt som det finska Arbetshälsoinstitutet har bedrivit, har man sett att dessa kategorier ställer till mest besvär för hjärn­arbetet, oavsett bransch.

– Ergonomi handlar inte bara om fysiska aspekter. I dag arbetar vi mycket mer med information, problemlösning och beslutsfattande, alltså kognitivt ­arbete. Det ställer nya krav på ergonomin. Det säger Virpi Kalakoski, doktor i psykologi och ledande forskare på Arbetshälsoinstitutet. Hon är en av dem som arbetat med projektet om hjärnans ergonomi.

Ergonomi handlar om att anpassa arbetet så att det är smidigt, hälsosamt och säkert. Med rätt förutsättningar löper arbetet på bra, det är hälsosamt och produktivt. Kognitiv ergonomi handlar om att planera ­arbete i enlighet med människans kognitiva resurser och hjärnans funktioner, så att kraven och förhållandena bidrar till att arbetet flyter på smidigt.

För att en arbetsplats ska bli så hjärnsmart som möjligt kan var och en göra förbättringar för den kognitiva ergonomin i sitt eget arbete och på så sätt minska onödig belastning av hjärnan. Bäst effekt fås om alla som arbetar tillsammans kommer överens om att ­använda spelregler som främjar god kognitiv ergo­nomi. Gemensamma avtal, spelregler och stöd från cheferna är sådana faktorer. Det är också viktigt att ledningen sätter ramar som skapar förutsättningar för god kognitiv ergonomi.

– Kognitiv ergonomi påverkar produktiviteten. Det handlar inte bara om produktivitet eller om väl­mående, utan om både och. Modern forskning visar att de inte är motsättningar till varandra. Man kan ut­veckla både och, tillsammans. Chefer borde intressera sig för hur man kan arbeta mer effektivt och med större väl­mående, säger Virpi Kalakoski.

I ett gemensamt projekt med kontorsanställda i Finland har Arbetshälsoinstitutet nu utvecklat spelregler för att förbättra hjärnans arbetsmiljö. Spel­reglerna handlar om hur man på bästa sätt ska minska störningar och avbrott i arbetet och hur man ska hantera informationsflödet.

Under cirka två års tid följdes utvecklingen av den kognitiva ergonomin och utvecklingsarbetets resultat på tre olika arbetsplatser. De representerade olika branscher i både privat och offentlig sektor. Syftet var att se om det gick att påverka den kognitiva belastningen för att öka välbefinnande och produktivitet, och i så fall hur. 36 arbetsenheter delades slumpmässigt in i en grupp som jobbade med förbättring av den kognitiva ergonomin och en grupp som jobbade med hanteringen av belastning. Dessutom medverkade enheter där dessa frågor inte utvecklades aktivt.

En enkät visade att kognitiva belastningsfaktorer är vanliga på arbetsplatserna. Av dem som medverkade i projektet utsattes 80 procent dagligen för störande tal eller buller i arbetet, och 50 procent utsattes dagligen för oklara eller bristfälliga anvisningar. Över 80 procent av de 900 som svarade på enkäten beskrev detta som belastande eller mycket belastandet.

Resultaten varierade kraftigt. De enheter där man aktivt försökte göra någonting åt de störande faktorerna såg positiva förändringar, även om de kognitiva belastningsfaktorerna och den upplevda kognitiva belastningen inte minskade överlag. På vissa en­heter minskade den skattade förekomsten av kognitiva ­belastnings­faktorer och den upplevda belastningen under den tid som studien genomfördes. De en­heterna kännetecknades av ett relativt stort behov av förbättring i början av studien. På dessa arbetsplatser fanns störande bakgrundsljud, avbrott i arbetet, samt relativt goda förutsättningar för utveckling med små åtgärder.

Trots att de anställda engagerade sig i den kognitiva ergonomin, uttryckte de tvivel över sina möjligheter att påverka. De efterlyste större engagemang från ledningens sida och vill ha stöd för att sprida de nya arbets­sätten inom hela organisationen.

– Målet behöver inte vara att det ska bli helt perfekt. Om vi bara kan minska störningarna med 10 procent så ger det mycket. Det viktigaste är att diskutera de här sakerna i organisationen och i teamen, säger Virpi Kalakoski.

Det är ofta inte kontorets fysiska design som skapar problem, utan att man missat att analysera vad arbetet kräver och att ge förutsättningar därefter, till exempel skapa utrymmen både fysiskt och virtuellt för att arbeta ostört.

– Vi måste designa arbetet så att det inte påverkas negativt av störningar, avbrott och informationsöverflöd, säger Virpi Kalakoski.

Spelreglerna för att förbättra den kognitiva ergonomin på arbetsplatsen som utvecklades genom studien har samlats i en databank hos Arbetshälsoinstitutet som kallas för Smidigt hjärnarbete. Materialet finns kostnadsfritt tillgängligt på svenska och engelska. Spelreglerna finns sammanfattade i tre listor som kan skrivas ut och anpassas efter arbetsplatsens behov. Åtgärderna kan vara mycket enkla, till exempel att minska oljud genom att sätta mobilen och datorn på ljudlöst. Genom att förse sina e-postmeddelanden med en kortfattad rubrik kan man begränsa informationsflödet. Avbrott i arbetet kan man minska genom att komma överens om signaler som visar att man inte vill bli störd.

– Den ledande finska organisationspsykologen Antti Aro har sagt att arbete med kognitiv ergonomi kan liknas vid att städa sitt hem. Det hjälper inte om du bara gör det en gång om året. Du måste göra det varje vecka, säger Virpi Kalakoski.

Hjälp hjärnan på jobbet

Arbetshälsoinstitutets rapport ­visar hur hjärnans arbetsmiljö kan förbättras. Ett första steg är att tänka efter vilken arbetsuppgift som ska utföras. Börja därför med att:

Analysera

Det första och viktigaste steget är att analysera vad varje arbete kräver. Inse att olika arbetsuppgifter behöver olika förutsättningar. Innebär jobbet att den som ska utföra det behöver sätta sig in i stora informationsmängder? Ska personen skriva? Lösa problem? Fatta beslut? Generera nya idéer? Samarbeta?

Diskutera

Arbetsgivaren behöver starta en diskussion på grupp- och organisationsnivå för att lyfta alla aspekter av de arbeten som utförs. På så vis kan förutsättningarna för att kunna utföra arbetsuppgifterna med största möjliga arbetsro bli verklighet.

Kom överens

Låt medarbetare och chefer vara del­aktiga i att utforma överenskomna regler för att tillsammans skapa bästa möjliga arbetsmiljö för hjärnan.

Här är exempel på effektiva spelregler för tre vanliga problemområden:

Minska avbrotten – då får vi störa varandra

* Vi kommer tillsammans överens om tider då vi kan diskutera och avbryta samt hur mycket oavbrutet arbete vi kan boka in i den egna kalendern.

* Med ett snabbmeddelande eller på något annat överenskommet sätt frågar vi om vi kan avbryta och när.

* Vi använder överenskomna signaler på arbetsplatsen så att andra vet att de inte får avbryta oss. Vi har kanske öronskydd för att visa att vi behöver koncentrera oss.

Minska störningarna – sänk larmen i telefonen

* Vi kopplar bort eller sänker ljud och larm i telefoner, apparater och dator­program.

* Vi funderar över var och hur vi inleder diskussioner. Kan vi först förflytta oss till korridoren eller mötesrummet?

* Vid behov jobbar vi på distans eller flyttar oss till ett tyst rum för att utföra uppgifter som kräver koncentration.

Kontrollera informations­över­flödet – spara infor­mation på avtalat vis

* Vi rubricerar meddelandena på överenskommet sätt och med överenskomna koder eller på ­något annat beskrivande sätt.

* Vi kommer tillsammans överens om var och i vilka former information ska sparas och vi använder en enhetlig mappstruktur på virtuella plattformar.

* Vi överväger om vi kan sköta ärendet smidigare till exempel ­genom att ringa ett samtal eller hålla ett kort möte.

Källa: Ett urval av spelregler för förbättrad kognitiv ergonomi från Arbetshälsoinstitutets rapport Smidigt hjärnarbete.

Hela rapporten och alla spelregler finns på www.ttl.fi.

Jennie Jensen

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Lag & Avtal.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Lag & Avtal eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Fråga experterna