Får arbetsgivaren kolla medarbetares mejl?

2014-12-17 23:00 Anna Hjorth  

Fem frågor och svar om vad som är tillåtet och inte.

1. Får arbets­givaren kolla vad de anställda skriver i mejlen?

Det beror på.

Enligt Oskar Öhrström på Datainspektionen beror det på situationen. Arbetsgivaren har rätt att utföra kontroller, men det får inte göras hur som helst. Rätten är alltså inte oinskränkt. Arbetsgivaren måste till exempel alltid ha informerat de anställda i förväg om att kontroller kan förekomma.

Det måste också vara tydligt vilka regler som gäller för e-posten på arbetsplatsen. För att en kontroll ska vara tillåten måste det finnas en konkret misstanke om ett brott mot de reglerna. Normalt sett har en arbetsgivare inte rätt att ta del av mejl som är uppenbart privata.

 

2. Är det okej att gps-övervaka vad de anställda gör?

Ja, ofta – men det beror på syftet och lagringstid.

Det här är ett område där Datainspektionen får in mycket frågor. Här är inställningen generellt ganska tillåtande.

Det är exempelvis okej att använda gps för logistik, säkerhet eller för att fördela resurser. Det är däremot i regel inte okej att spara sådan information någon längre tid eller att använda den för andra syften än den ursprungligen var avsedd för.

Det är inte heller okej att använda gps för att rutinmässigt kontrollera arbetad tid.

 

3. Får arbetsgivaren spara elektroniska körjournaler?

Ja, upp till tre månader.

Tidigare ansåg Datainspektionen att de kunde sparas i upp till sex år, så länge som Skatteverket kan komma med krav i efterhand. Man ansåg att det gagnade även de anställda. Men nu har man svängt, och anser inte att det är rimligt att arbetsgivaren förfogar så länge över så detaljerade uppgifter om var de anställda befunnit sig vid olika tidpunkter.

Ett problem är att systemen samlar in så mycket överskottsinformation, och att det inte är förenligt med kraven i Pul att uppgifterna sparas så länge. Datainspektionen menar att de tekniska systemen måste anpassas efter lagen – inte tvärtom. Det innebär bland annat att data ska raderas efter tre månader.

 

4. Är det okej att använda information från inpasseringssystem?

Ja, men de anställda ska känna till det.

Datainspektionen har uttalat sig i ett ärende från polismyndigheten i Örebro, där en anställd misstänktes ha fuskat med tidredovisningen.

I ett sådant fall – där det finns en konkret misstanke om oegentligheter eller missbruk av tidredovisningen – anser Datainspektionen att arbetsgivaren får använda informationen i passerkortssystemet för att kontrollera den anställde. Arbetsgivaren måste dock generellt vara tydlig med vad informationen i ett in- och utpasseringssystem ska användas till, så att de anställda känner till det.

 

5. Är det tillåtet med generella drogtester av anställda?

Nej.

Nej, resultat från alkohol- och drogtester är enligt Pul känsliga uppgifter och därför är det särskilt stränga krav för hur de får samlas in och registreras. Datainspektionen har nyligen uttalat sig i ett fall där landstinget i Gävleborg ville att företagshälsovården skulle genomföra slumpmässiga alkoholtester av de anställda. Där menade Datainspektionen att arbetsgivaren bara får ta del av testresultaten om det finns en direkt koppling till arbetsgivarens rehabiliteringsansvar. Men det är inte okej att begära in och lagra sådana uppgifter i förebyggande syfte – bara för att det någon gång i framtiden eventuellt kan bli aktuellt med rehabilitering av en anställd.

Anna Hjorth

Kommentarer

Välkommen att säga din mening på Lag & Avtal.

Principen för våra regler är enkel: visa respekt för de personer vi skriver om och andra läsare som kommenterar artiklarna. Alla kommentarer modereras efter publiceringen av Lag & Avtal eller av oss anlitad personal.

  Kommentarer

Fråga experterna